你是第一次辦 Webinar，不知道該從哪裡著手嗎？
那這篇 Webinar 教學文章應該可以給你一點方向：如何在經費有限的情況下，辦一場有效率又有結果的 Webinar。
在融合了我個人實際的舉辦經驗、參加過的 Webinar 重點觀察、以及網路上其他參考文章之後，綜合整理出以下幾個新手入門須知。
文章快速導覽
Webinar 是什麼？為什麼這麼夯？
在開始想企劃內容前，還是先來了解一下這個活動本身。Webinar 中文叫做網路研討會，顧名思義就是在網路上舉行的研討會，透過有視訊、分享畫面、和互動功能的網路平台，來教授課程或推廣產品。
Webinar 其實不是什麼新型的活動，在外商、B2B (Business to Business)、和專業學術領域早已廣泛被使用。但今年，因為疫情的影響，很多實體活動、研討會、產品發表會等，都被迫轉到線上，Webinar 也成為企業在非常時期的推廣窗口，重要性大大地提升了。
想知道 Webinar 跟一般直播活動有什麼不同？可以看這篇。
Webinar 教學 – 2 種常見的呈現方式：預錄和現場開講
是的，並不是所有 Webinar 都是由講員現場開講。
實際上，為了讓產品 demo 過程不受干擾，有不少公司會選擇預先錄製好講堂內容，到了活動時間直(接)播(放)影片，像今年 Apple 的 WWDC、以及 Microsoft 的線上技術峰會 皆是採用這種方式。
Webinar 呈現方式也會取決於講師，是否有信心 hold 全場
這個選擇題，一開始也在我們公司掀起激烈的討論。支持預錄派的人表示，由於我們的產品是線上工具，只要遇到網路有一點不穩，產品 demo 就會看起來很掉漆。而支持現場開講的人則是擔心，用預錄影片會不會讓觀眾更有距離感，失去活動的意義？
最終，我們找到的解決方法是：半預錄 + 半現場。講員和主持人全程不露臉，預錄仿現場感的產品 demo，搭配現場主持和 Q&A。根據親身經歷，只要掌握好節奏感，就不會讓觀眾有太大的違和感。
Webinar 教學 – 如何規劃活動的三個階段：前、中、後
80% 的工作量都在活動前的準備 80% 的心理壓力都在活動當天 成敗 100% 是看活動後的流量與業績
【活動前】制定企劃與執行清單
第一步是挑選活動平台嗎？不是的喔。
寫企劃書的第一步，是設定活動的目的、對象、目標、跟主題，因為這些都會影響後續的規劃和平台挑選。舉例來說，如果公司是第一次辦 Webinar，目標跟 KPI 設定得比較低，就有可能會選擇免費的平台。主軸想好之後，就可以根據活動的主題來列出工作項目、所需資源、以及人力需求。
下一步，就是開專案啟動會議 (kick-off meeting)，確認企劃方向。這邊有幾個小提醒：
- 提前將會議討論內容 (Agenda) 或企劃書寄給與會者，讓大家在開會的時候更快進入狀況，節省開會時間。
- 盡量找齊所有相關工作人員參與會議，讓大家即時提出想法，避免來回重複討論一樣的議題。
- 提案的時候，附上一些同業的作法，並分析哪種可以借鏡，哪種不適合。這樣一方面展現你做足了功課，另一方面也可以幫某些意見較多的同事收斂他的想法。
在確認完企劃方向之後，接下來就可以開始製作各種內容素材，像是網頁、PPT、報名表單、和影片等等，並透過官網、社群或廣告來推廣活動。
安排預演也是很必要的一個動作，讓講員跟主持人培養默契。可以的話，邀請一個非工作人員的同事來參與，以觀眾的角度來觀察，有沒有什麼可以改進的地方。
想讓你的企畫書看起來更專業，可以參考 這篇 B2B Webinar 企劃書的13個建議和技巧。
【活動中】臨場反應與隊友支援
除了講員跟主持人之外，班長也是非常重要的。活動視訊平台一般都有文字聊天室 (Chat) ，班長的工作就是負責在聊天室與觀眾互動，像是跟觀眾打招呼、炒熱氣氛、回答問題等等。在規模較小的 Webinar，主持人可能會身兼班長的工作。
Q&A 是 Webinar 不可或缺的環節，不但可以了解潛在客戶的需求，也能拉近觀眾與講員的距離。在規劃講堂內容的時候，可以先預想幾個觀眾會問的問題，讓講員提前準備，才能在 Q&A 時展現公司的專業。
但如果沒人問問題那怎麼辦呢？可以安排一個暗樁，提出預先準備好的問題，而問題必須是觀眾真的會在乎的事情。
另外，活動記得要全程錄影，除了可以透過影片檢討這次活動的優缺點之外，還可以當作後續的行銷素材，這一點後面會再提到。
【活動後】進一步說服潛在客戶
終於努力得走完整個活動了，然後呢？
Webinar 活動的驗收跟成果，大多是發生在活動結束之後。大致上來說，參與活動的觀眾都是潛在客戶，要在他們還記憶深刻的時候，趕緊趁勝追擊，完成下面 2 個動作：
- 盡快發送問卷調查
這個動作越快越好，最好是活動剛結束就馬上寄出，越晚越考驗觀眾的記憶，回覆率也可能越低。有些活動平台有線上問卷的功能，可以斟酌使用。 - 提供講堂簡報內容
將講堂用到的 PPT 存成 PDF，提供給對產品有興趣的觀眾，以利他們向主管或同事提案時，有素材可以用。
雖然活動結束了，但活動錄影的影片還可以繼續利用
辛辛苦苦辦得 Webinar，當然要給他物盡其用。可以將活動錄影稍微剪輯一下，減去停滯和 Q&A 的部分，提供給更多潛在客戶參考。以 B2B 來說，常見的作法就跟白皮書一樣，客戶留下基本資料即可免費索取。
辦 Webinar 可能會遇到的問題和改善方式
由於 Webinar 是透過網路的方式來會面，相較於實體的活動，還是免不了會有一些缺點，像是講師與觀眾之間的距離感等等。
以下，分享幾個 Webinar 常被提起的缺點，以及我本身體驗過的，其他人都怎麼改善這些問題。
網路訊號的不可控因素
對於辦 Webinar 的行銷或公關人員來說，網路穩不穩，真的是最令人在意，同時也最無奈的地方。因為，即使可以強化自己平台的網路狀況，也沒辦法控制觀眾本身的網路訊號啊！
這個部分暫時沒有什麼解決方法，只能提醒觀眾，要在網路訊號良好的環境中登入活動平台。相信不久之後，等到 5G 普及了，這個問題就會減輕一大半。
觀眾較容易中途退場
如果有參加過實體研討會或演講的人就知道，大部分觀眾都是很善良的，不管演講的內容是否吸引人，活動進行中很少人會中途離席，深怕會傷了講師的心。
當場景轉換到網路平台，整個情況就不同了。活動開始 8~10 分鐘後，觀眾很容易會開始分心、同時做別的事、或去逛其他網頁。
針對這個問題，可以參考以下做法：
- 在 Agenda 列出各主題的時間點
清楚標示出每個主題的時段：像是 11:30 ~ 11:45 主題 A，11:45~12:00 主題 B。這樣做的好處是，讓比較沒耐性或很忙的觀眾，至少不缺席他們有興趣的內容。 - 講員不要只是念稿
雖然說 Webinar 內容可能比較專業嚴肅，但若能在講堂的一開始或中間，適時地加入一些有趣的時事議題，也許就能留住快要離席的觀眾。 - 有獎徵答之類的小活動
在活動的中間或結束時，來個有獎徵答，增加觀眾留在線上的意願。
活動的互動性考驗較高
提供茶點，讓來賓彼此交換名片等等。而網路研討會，雖然沒辦法面對面交流，還是有一些技巧，可以營造大家是在「同一個場子」的感覺。
- 班長負責炒熱氣氛
就算真的很難炒熱氣氛，至少可以鼓勵大家在留言區留言，互相打招呼等等，拉近觀眾的距離，營造出「網友會」的氛圍。 - 一定要保留 Q&A 環節
- 舉手功能
不少平台都有舉手功能，它的好處是方便講員或主持人判斷先回答誰的問題。不過，根據我自己的經驗，也有一些觀眾會不小心誤觸舉手按鈕，或是找不到功能在哪，最好在講堂開始前可以提醒一下。 - 虛擬座位
如果有預算使用比較專業的 Webinar 平台，加入虛擬座位這個功能，可以讓觀眾在虛擬的會議室上，選一個單獨的座位，製造臨場感。我之前參加過一個遠距工作者的線上研討會 THE REMOTE WORK SUMMIT 2020，他們所使用的 Airmeet 這個活動平台，就有虛擬座位的功能。
自從疫情強迫推進大家數位化之後，Webinar 其實已經成為企業必會的宣傳方法，尤其是對於 B2B 的公司來說，面對後疫情時代，不可能永遠都讓業務拖著行李箱去世界各地尋找客人。希望這篇文章能讓第一次要辦 Webinar 或線上研討會的人，有點頭緒。
