身為一個負責舉辦 Webinar (網路研討會) 的 PR、Marcom、或行銷人員，我們都希望能在提案會議上 Hold 住全場，最好是提案一次就過關，讓活動順利地往下執行。
為了要在會議或討論時掌握主導權，功課一定要做足，在製作企劃書的時候，預先想好其他人可能會提出的問題或挑戰。以下提供 13 個 Webinar 規劃和寫企劃書的建議和技巧，讓人一眼就看出你的專業。
針對第一次辦 Webinar 的朋友，也可以參考 這篇【Webinar 教學】第一次辦 Webinar 就上手！
文章快速導覽
Webinar 規劃前期 – 確認目標與工具
1. 先確認活動目標、對象與主題
自己要先了解，辦這個活動的目的是什麼。
為了銷售什麼概念？要吸引誰？KPI 是什麼？
才不會在寫企劃書的時候迷失了自己，只列出一堆待辦事項，忘記了前因後果。這樣會導致在 kick-off 提案會議的時候，被老闆釘在牆上(哭)。
2. 確認活動規模
在了解活動要找什麼樣的人來參加之後，也要預估一下最高人數，因為這個會影響到下一步，也就是要挑選什麼工具或平台，因為不同工具的活動人數上限會不一樣。
3. 挑選 Webinar 工具或平台
除了大家都知道的 Zoom、GoToWebinar 之外，還有非常多的線上活動平台或視訊會議可選擇，只要 Google 搜尋「視訊軟體比較」或 「Webinar 工具比較」，就有很多的介紹可以參考，或是也可以參考 這篇比較文。
這邊要討論的是，工具選項這麼多，要怎麼評斷自己的公司適合哪種平台呢？可以參考以下考量：
■ 列出什麼是「必要」的功能
再厲害的功能，如果不需要就沒有用。
畢竟，除非你老闆不過問，不然，他只會想要購買馬上就能用到的東西。所謂「長遠的規劃」，是等這次活動有效益之後才會發生的 xd
以我之前的某個例子來說，活動的目標包含了活動問卷、以及分析參與者的參與時間和活動狀況。所以必要的功能就是：
- 問卷功能
- 會後的參與者活動分析(加入、離開、停留的時間)
最後發現，由於公司本來就有訂閱 Zoom 商務版，而這個版本就有包含上述 2 個功能，所以公司當時就決定使用 Zoom 來辦 Webinar。
■ 活動有多少預算
要使用免費還是付費的平台？就看你口袋有多深囉！
除非公司一開始就有這方面的預算，或是像上面講的，有什麼「必要」的功能是付費版才有的，不然，中小企業第一次辦 Webinar，多半是使用已經有的服務，或是免費的平台。
Webinar 規劃中期 – 活動細節安排與內容製作
4. 挑選活動日期
最常見的還是配合講員有空的日期，目前還沒有聽說那些月份或日期會影響 Webinar 成效(如果有，歡迎留言跟我說)，只是一般不會選在晚上或週末。
有國外的數據顯示說，週二、三、四的 Webinar 參與率較高，可能是因為週一跟週五會議比較多的關係。如果講員時間很有彈性，也有公司直接讓觀眾投票，最後選擇票數最高的作為活動日期。
5. 決定 Webinar 長度
盡量不要超過 1 小時。
現代人的專注力較短，連 3、5分鐘的廣告都沒有耐性看完，超過 1 個小時的演講影片會有人看完嗎？
如果你的講堂娛樂性質很高，全程充滿互動，也許會有人願意待久一點。但如果是 B2B 或比較專業的產品，最好是將時間控制在 45 分鐘左右，提高觀眾留到 Q&A 環節的機會。
6. 安排講員
找誰當講員，或是一個活動要找多少個講員，這部分每間公司可能都不一樣，但大致上可以依據專業來分。譬如說，產品 demo 現場操作，可能會找產品 PM、開發產品的設計者、或是最常使用該產品的員工，然後由業務人員來分享客戶的使用案例等等。
7. 安排班長、主持人、和小幫手
活動的流程順暢、炒熱氣氛，而班長則要負責在聊天室和觀眾互動，像是在聊天室收集觀眾的問題等等。
另外，活動中也可以安排小幫手或是暗樁，畢竟台灣人普遍比較害羞，冷場的時候暗樁可以提出預備好的問題。
8. 制定活動流程 (Agenda)
雖然時間只有 45 分鐘左右，活動流程還是要盡量將每個部份描述清楚，一目了然的Agenda利於判斷是否值得參加，也利於團隊分工合作。
9. 製作宣傳內容
常見的宣傳內容有以下項目：
■ 講堂用的 PPT
人都是視覺的動物，一份設計有質感，訊息傳達清楚的 PPT 可以大大提升公司的形象。
■ 產品 demo 影片
如果公司的產品是 SaaS 、網路服務類型，或是非常容易收到網路訊號影響，建議可以預錄產品操作部分，再於活動當天播放。
畢竟，網路研討會，就是比較難 100% 掌控網路連線的狀況啊！
就算只有1秒的停頓或不穩，都會讓訪客質疑是否是產品本身的問題。
■ 活動網頁
如果你的講員有一定的名氣，或是在業界很資深，可以在網頁和邀請 email 上放上專區介紹，增加吸引力。
如果可以，盡量將 Agenda (議程)的各個主題時間點標示出來，像是這樣：11:30 ~ 11:45 主題 A｜11:45~12:00 主題 B
讓很忙的人，可以只挑他有興趣的時間點加入。
■ 邀請 email (EDM)
活動是最好喚醒潛在客戶、休眠客戶、甚至是之前失去的客戶的機會。趁這個時候運用之前參加活動，或是廣告蒐集到的潛在客戶名單，客戶之前沒需求，不代表現在還是不需要。
■ 社群推廣
這個不用說，算是大部分公司都很熟悉的了。可以在社群使用不同面向的訊息風格，也可以吸引到更多的人參加。
■ 數位廣告
如果公司的預算夠，又想趁此活動收集多點名單，可以考慮花錢投放Google、Facebook、Yahoo 等平台的廣告，不過要精準掌握投放的對象。
■ 其他媒體的廣告或新聞稿
同樣是有預算做廣告，也可以考慮像是 Accupass 活動通之類的平台，他們與廣告主的合作經驗豐富，在 2020 年疫情爆發後，也有舉辦和協辦不少 Webinar。像是數位時代、
科技報橘、UDN、Inside(商業周刊)、天下雜誌等數位媒體也有各種廣編合作方案可以參考。
10. 規劃報名流程
規劃報名流程需要不少巧思，不但希望報名的人數達標，又要報名的對象夠精準，要是吸引到的都不是真的對產品有興趣的人，就虧大了。
■ 設計報名表單
報名表單上除了基本的資訊，像是姓名、email、公司名稱，也要放一些關於產品的問題，一方面過濾掉錯誤的對象，一方面提前了解客戶對什麼最感興趣。但也切記不要放過多的問題，不然客戶可能會填到不耐煩，憤而放棄。
■ 報名確認信
最好能設定系統在收到報名資訊後，自動回覆確認信，同時提供線上會議連結，貼心一點還可以提供加入日曆的選項。
■ 活動前提醒信
免費的 Webinar 真的很多人會忘記啊，尤其是沒有加入日曆的那些，安全起見，活動前 2~3 天還是寄個信提醒一下。
11. 規劃預演 (Rehearsal)
為了讓所有團隊成員，在活動當下不亂成一團，安排預演也是很必要的。在預演的時候，也可以順道確認網路環境，全部的人可以一起檢查是否有漏掉的重點。
Webinar 規劃後期 – 活動後續與結案
12. 活動錄影的進階應用
大部分的線上工具都有提供錄影的功能，這功能也很重要，務必將整個線上研討會全程錄影。這樣做有 2 個好處：一是可以用來回顧和檢討，二是可以製作成免費但有條件的產品介紹影片。
將活動錄影稍微剪輯一下，減去停滯和 Q&A 的部分，就能放在網上提供給更多潛在客戶參考。以 B2B 來說，常見的作法就跟白皮書一樣，客戶留下基本資料即可免費索取或觀看影片。
13. 結案報告小技巧
活動雖然辦完了，但其實挑戰才要開始呢！總要做個結案報告來分析一下活動辦的怎樣。
結案報告可以注意以下幾個重點：
■ 出席率和平均在線人數
報名者裡面，總共多少人出席，以及講堂中平均有多少人會持續在線上聽講。
■ 問卷及 Q&A 回覆整理
可以確切地了解產品功能是否符合客戶的需求，對於之後寫行銷文案的幫助很大。
■ 檢討與改進
針對活動的流程、內容、互動等，提出特別需要改進的地方。盡量在活動當天記下來，不然真的很容易忘記。
